メールでのアポイントメント・・・

今、通っている中学校で修学旅行の計画をしています。

修学旅行で、訪問したい施設に、メールでアポイントメントを取りたいと思っているのですが、どのような文章がよろしいでしょうか？

初めの連絡だけは電話にしたほうがイイと思います。その方が印象が良くなりますから。

電話さえしておけば、メールは簡単な挨拶から入るだけでＯＫです。たとえば、

初めまして、お電話させていただいた・・です。
ところで、・・・